W ramach wykonywania obowiązków w postaci wyjazdów służbowych kierowcy przysługuje wypłacenie przez pracodawcę zwrotu kosztów noclegu i dojazdu. Istotnym elementem jest także dieta, czyli pokrycie kosztów wyżywienia podczas odbytej delegacji służbowej. Czym właściwie jest dieta kierowcy i jak prawidłowo ją wyliczać? Ile wynoszą stawki na dietę dla kierowcy zawodowego? Jak wysoka jest dieta przysługująca kierowcy za podróże międzynarodowe?
Zobacz możliwości naszej aplikacji w akcji
Dieta dla kierowcy – czym jest?
Dieta dla kierowców to dodatkowe świadczenie pieniężne przysługujące kierującym pojazdami, którzy wykonują swoje obowiązki służbowe poza miejscem stałej pracy. Jest ono wypłacane przez pracodawcę jako zwrot kosztów wyżywienia podczas delegacji służbowej. Wypłata diet jest regulowana przez przepisy prawne w postaci Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 roku, mówiącego o zasadach wyliczania diety z tytułu podróży służbowej oraz obowiązującej stawce.
Jako podróż służbową rozumie się wyjazd poza siedzibę firmy w celu wykonywania tam swoich obowiązków pracowniczych lub przewozu drogowego, w tym także do filii i oddziałów przedsiębiorstw. Istotny jest również fakt, że w podróży służbowej kierowca musi przebywać minimum 8 godzin, aby móc ubiegać się o dietę czy zwrot kosztów noclegu. Jeśli podróż trwała krócej lub kierowca miał zapewnienie pełnego wyżywienia od pracodawcy, wtedy nie ma prawa ubiegać się o dietę.
Dieta dla kierowcy tira – jakie stawki?
Całkowita wysokość diety zależy m.in. od czasu podróży, wybranej formy noclegu czy korzystania przez kierowcę z przejazdów. Niedawno wzrosły także stawki świadczeń przysługujących dla pracowników wyjeżdżających w delegacje służbowe (przez długi czas obowiązywały kwoty z 2013 roku). Ile zatem wynosi dieta dla kierowcy tira i innych pojazdów? Obecna stawka diety z tytułu podróży służbowej to 45 zł, wysokość ryczałtu za nocleg – 67,50 zł (150% diety), a dojazd komunikacją miejską – 9 zł (20% diety).
Chcesz wznieść swoją flotę na wyższy poziom?
Warto także zaznaczyć, że ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy kierowcy nie zapewniono bezpłatnego noclegu. Trzeba też pamiętać, że wartość zwrotu udokumentowanych kosztów za całą podróż nie może być wyższy niż dwudziestokrotność stawki diety krajowej, tj. 900 zł za dobę hotelową.
Jak obliczać dietę kierowców zawodowych?
Rozliczanie diet kierowców zawodowych (w tym i kierujących pojazdami powyżej 3,5 tony) z pozoru wydaje się skomplikowane. Wyliczanie diety kierowców można najlepiej zobrazować na poniższych przykładach:
- jeśli podróż trwała od 8 do 12 godzin – pracownikowi przysługuje 50% diety;
- w przypadku podróży trwającej powyżej 12 godzin – pracownikowi należne jest 100% diety;
- gdy czas trwania podróży przekroczył dobę – pracownikowi przysługuje 100% diety za każdą rozpoczętą dobę. Za rozpoczętą, lecz niepełną dobę należy się 50% wysokości diety;
- jeśli pracownik otrzymał bezpłatne śniadanie lub kolację – wysokość diety zmniejsza się o 25%;
- gdy pracownik otrzymał bezpłatny obiad – wysokość diety ulega zmniejszeniu o 50%.
Pracownik chcący rozliczyć delegację i otrzymać zwrot należnych kosztów musi przedstawić stosowne dowody i dokumenty (np. faktury, bilety, rachunki itd.) w ciągu 14 dni od wyjazdu służbowego – tego terminu nie można przekroczyć. Musi pamiętać również o umieszczeniu dokładnych dat oraz godzin wyjazdu i powrotu z delegacji. W przypadku braku posiadania dokumentacji podróży należy złożyć stosowne oświadczenie z wyjaśnieniami.
Delegacje krajowe a zagraniczne
Podane powyżej stawki wysokości diety dla kierowcy w podróży służbowej dotyczą jedynie delegacji krajowych. Nieco inaczej wygląda sytuacja w przypadku wyjazdu zagranicznego. Ile zatem wynosi dieta kierowcy za granicą? Przepisy regulujące tę kwestię pojawiły się w 2023 r. – mowa o Ustawie z dnia 28 lipca 2023 r. o delegowaniu kierowców w transporcie drogowym, wdrażającej dyrektywy UE dla krajów członkowskich. Ustawa ta ustala zasady m.in. dotyczące oskładkowania wynagrodzenia dla kierowców oraz sposobu wypłaty należności.
Stawki diety dla kierowców poza granicami Polski różniły się w zależności od kraju i przepisów wynikających z umów o transporcie międzynarodowym oraz różnic w kosztach utrzymania pracownika. Każde państwo miało ustaloną własną wysokość świadczenia pieniężnego za delegację służbową. Jeszcze niedawno kwota diety kierowcy np. w Czechach wynosiła 41 euro za dobę, w Niemczech – 49 a we Francji – 50. Wspomniane przepisy unijne wyrównują te kwoty do jednej stawki, która obecnie wynosi 60 euro. Jeśli jednak przy rozliczaniu wynagrodzenia bierze się pod uwagę zwolnienie z opodatkowania, wówczas kwota diety kierowcy za podróże międzynarodowe zmniejsza się do 20 euro. Niniejsze zmiany w przepisach z pewnością wiele ułatwiają podczas rozliczeń podatkowych, jednak część kierowców może odczuć spadek wynagrodzenia wypłaconego za podróż zagraniczną.
