Prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów jest obowiązkowe w przedsiębiorstwach, w których wykorzystuje się samochody do celów służbowych. W ten sposób eksploatację aut osobowych można zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności i tym samym w pełni odliczyć od podatku. Czym dokładnie jest tzw. kilometrówka, jakie zasady jej prowadzenia obowiązują i co to właściwie znaczy ewidencjonowanie?
Kilometrówka – co to jest?
Ewidencja przebiegu samochodów, zwana potocznie kilometrówką, to zestawienie wszystkich służbowych wydatków przeznaczonych na eksploatację aut. Prowadzenie takiej ewidencji jest obowiązkiem pracodawcy posiadającego flotę samochodową oraz pracowników, którzy z niej korzystają. W kilometrówce zapisuje się takie dane jak m.in. dystans przejechanych kilometrów, rozpoczęcie i zakończenie trasy oraz cel i daty wyjazdów. Można także ewidencjonować koszty związane z opłatami parkingowymi, naprawami i przeglądami samochodu czy paliwem – w zależności od stopnia wykorzystywania pojazdu w celach służbowych. Co istotne, samochód wykorzystywany do celów służbowych nie musi być własnością przedsiębiorcy, który chce odliczyć koszty jego eksploatacji od podatku. Auto objęte kilometrówką może być używane w ramach umowy leasingowej, użyczenia czy dzierżawy (obowiązujące wówczas limity odliczenia od wydatków to 75% kosztów i 50% podatku VAT). Należy również zgłosić użytkowany w celach służbowych pojazd do urzędu skarbowego, składając formularz VAT-26.
Chcesz wznieść swoją flotę na wyższy poziom?
Karta ewidencji pojazdu – co musi zawierać?
Informacje zapisywane w ewidencji przebiegu pojazdu są ustalone przez przepisy prawne, tj. art. 23 ust. 7 Ustawy z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych. Ustawodawca zarządził, że w związku z tym kilometrówka powinna składać się z następujących elementów:
- imię i nazwisko kierowcy wraz z miejscem zamieszkania,
- numer rejestracyjny samochodu i pojemność silnika,
- kolejny numer wpisu,
- datę i cel wyjazdu,
- opis trasy (rozpoczęcie i zakończenie),
- liczbę faktycznie przejechanych kilometrów,
- stawkę za 1 km przebiegu,
- kwotę będącą wynikiem przemnożenia liczby przejechanych kilometrów oraz stawki za 1 km przebiegu,
- dane i podpis pracodawcy (podatnika).
Ewidencję tych danych można prowadzić w formie wydruku z gotowego wzoru lub w książce przebiegu pojazdu w postaci zeszytowej. Ponieważ ustawodawca nie określa, czy wersja papierowa jest jedyną dopuszczalną formą prowadzenia kilometrówki, niektóre firmy decydują się na automatyzację gromadzenia niniejszych danych, np. w pliku Excel. Z punktu widzenia prawa istotne jest jedynie, aby ewidencja zawierała niezbędne elementy określone w ustawie. Dla przedsiębiorcy dysponującego dużą flotą samochodową prowadzenie ewidencji w wersji elektronicznej jest o wiele wygodniejsze i bardziej praktyczne niż na papierze, co ułatwia ich analizę i przechowywanie.
Ewidencja przebiegu samochodów – kiedy jest zbędna?
Ewidencja kilometrów jest obowiązkowa, gdy firma posiada flotę samochodów służbowych. A w jakich sytuacjach ewidencjonowanie przejechanych kilometrów nie jest koniecznością? Jeśli pracodawca korzysta z prywatnego pojazdu w celach związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, wówczas nie jest objęty obowiązkiem prowadzenia jego ewidencji. Inaczej to wygląda w przypadku pracowników użytkujących prywatny samochód do podróży służbowych – są oni w dalszym ciągu zobligowani do zapisywania kilometrówki. Pracodawca pokrywa wtedy koszty eksploatacji pojazdu do realizacji zadań przez pracownika na podstawie zawartej z nim umowy cywilno-prawnej. Limity odliczenia poniesionych kosztów to wtedy 20% oraz 50% podatku VAT. Kilometrówki nie prowadzi się także przy użytkowaniu służbowym pojazdów określanych jako samochody ciężarowe. Można wówczas odliczyć koszty związane z samochodem bez konieczności prowadzenia jego ewidencji. Gdy pojazd ciężarowy jest użytkowany w sposób mieszany (tj. do celów prywatnych i służbowych), wówczas odlicza się 50% podatku VAT oraz 75% wydatków związanych z jego eksploatacją.
