Prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy jest nałożonym na firmę transportową obowiązkiem ściśle regulowanym przez szereg przepisów. To nie tylko wymóg prawny, ale także środek niezbędny do zapewnienia bezpieczeństwa zarówno dla samego kierowcy, jak i innych uczestników ruchu drogowego. Jak zatem rozliczać czas pracy kierowców zawodowych? Czym jest właściwie ewidencja czasu pracy kierowcy, w jakiej formie gromadzić te informacje i jak długo trzeba je przechowywać?
Zobacz możliwości naszej aplikacji w akcji
Ewidencja czasu pracy kierowcy – co to jest i po co ją prowadzić?
Jako ewidencję czasu pracy kierowcy rozumie się zapis wszelkich czynności wykonanych przez pracownika kierującego pojazdami w podziale na dni oraz rodzaje tych aktywności. Wliczają się w to zarówno czas jazdy, jak i przerwy, odpoczynku i inne, np. godziny dyżuru czy godziny nadliczbowe. Niniejsze dane można gromadzić w formie dowolnego dokumentu, rejestru, pobranych plików cyfrowych, wykresówek czy wydruków.
Jaki jest cel takiej kontroli czasu pracy kierowców? Przede wszystkim prowadzenie ewidencji pozwala na zgromadzenie informacji niezbędnych do rozliczenia czasu pracy kierowcy oraz wyliczenia należnego wynagrodzenia w prawidłowy i zgodny z prawem sposób. Monitorowanie czasu pracy prowadzących pojazdy umożliwia także zapewnienie bezpieczeństwa na drodze dla wszystkich uczestników ruchu drogowego, zminimalizowanie ryzyka związanego ze zmęczeniem pracowników oraz kontrolę nad kosztami i optymalizację w planowaniu trasy. Dane te są również przydatne w przypadku kontroli drogowych lub audytów.
Ewidencja czasu pracy kierowców – najczęściej popełniane błędy i czas przechowywania danych
W rozliczaniu czasu pracy kierowców przyda się skupienie, wysoka koncentracja i precyzja. Warto o tym pamiętać, ponieważ niekiedy podczas prowadzenia takiej ewidencji można popełnić kilka poważnych błędów, które mogą mieć przykre konsekwencje. Zdarza się, że przedsiębiorstwa zarządzające flotą kierowców nieprawidłowo archiwizują dokumenty ukazujące czas pracy kierowców, np. wydruki wykresów z tachografów. Niekiedy też wychodzi na jaw, że nie przestrzega się czasu przerw w pracy lub godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy podawane są błędnie.
Chcesz wznieść swoją flotę na wyższy poziom?
Takie pomyłki wykryte podczas kontroli przeprowadzonej m.in. przez Państwową Inspekcję Pracy skutkują przeważnie wysokimi grzywnami, sięgającymi nawet kilkudziesięciu tysięcy złotych. Inną pochodną błędnego naliczania czasu pracy dla kierowców mogą być także źle wyliczane wynagrodzenia. Nie da się zatem ukryć, że skrupulatne prowadzenie i kontrolowanie czasu pracy kierowców pozwala ustrzec się przed karami i trzymać porządek w samej ewidencji czasu pracy. A ile trzeba przechowywać taką dokumentację? Niezależnie od postaci, w jakiej gromadzone są dane (tj. elektroniczna lub papierowa), pracodawca ma obowiązek przechowywać ją przez 10 lat i udostępniać na prośbę pracownika – jest to regulowane osobnymi przepisami odnoszącymi się do dokumentacji pracowniczej.
Dane z karty pracy kierowcy i tachografu a ewidencja czasu pracy
Nieodzowną pomoc podczas rozliczania czasu pracy kierowcy stanowią przydatne narzędzia w postaci karty kierowcy oraz tachografu cyfrowego. Karta czasu pracy kierowcy jest ważnym dokumentem, obowiązkowym dla kierującego pojazdem o wadze powyżej 3,5 tony. To indywidualna karta działająca jak imienny identyfikator, bez którego praca kierowcy jest niemożliwa. Dokument pobiera dane z tachografu, który z kolei jest niezbędnym wyposażeniem w pojazdach tworzących flotę samochodową firmy. Zadaniem tego urządzenia jest monitorowanie czasu pracy kierowcy. Tachograf gromadzi informacje m.in. o prędkości, odległości i przejechanych kilometrach, które zapisuje się właśnie za pomocą karty kierowcy. Jak długo przechowuje się dane z tachografu cyfrowego? Informacje zapisane na karcie należy zgrać raz na 28 dni, a potem przechowywać przez okres 12 miesięcy, aby udostępnić je na wypadek kontroli.
Przepisy regulujące normy czasu pracy kierowcy
Jeśli przedsiębiorstwo nie ma pewności, jak dokładnie liczyć czas pracy kierowcy, z pomocą przychodzą przepisy prawne. Obowiązki pracodawców w zakresie czasu pracy kierowców określa ustawa z dnia 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców, które reguluje krajowe zasady czasu pracy i przerw dla kierowców. Pomocne w tej kwestii jest także Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady Europejskiej z dnia 15 marca 2006 r., odnoszące się do jednolitych standardów norm czasu pracy i odpoczynku w ruchu drogowym we wszystkich krajach członkowskich UE (głównie dotyczy kierujących pojazdach o wadze powyżej 3,5 tony lub przewożących więcej niż dziewięć osób łącznie z kierowcą).
Natomiast prowadzenie ewidencji czasu pracy kierowcy przez pracodawcę są określane przez Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r., które reguluje zasady sporządzania ewidencji pracowniczej we wszystkich branżach.
